Polityka prywatności i plików cookies

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych jest ColdBack Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kartonowa 11, 04-781 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001196763 przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS. NIP 952 227 23 63, REGON 542311424, kapitał zakładowy 5 000 zł.

Baza serwisowa i magazyn: ul. Jaśminowa 2, 05-462 Majdan. W sprawach danych osobowych napisz na biuro@coldback.pl albo zadzwoń: 516 338 012. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, wszystkie sprawy prowadzi bezpośrednio zarząd spółki.

2. Jakie dane zbieramy

• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko lub nazwa firmy, telefon, e-mail, treść wiadomości.
• Zgłoszenie awarii: dane kontaktowe, adres obiektu, opis usterki, opcjonalnie zdjęcia sterownika lub urządzenia.
• Kalkulator klimatyzacji: kod pocztowy, opis pomieszczeń i miejsca montażu, dane kontaktowe, opcjonalnie zdjęcia ściany i miejsca na agregat.
• Kontakt telefoniczny i e-mail: dane, które sam podasz w rozmowie lub wiadomości.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia oraz czas wizyty w logach serwera i systemu ochrony przed botami.
• Dane o korzystaniu ze strony (tylko po Twojej zgodzie): identyfikatory z plików cookies, odwiedzone podstrony, źródło wejścia (np. wyszukiwarka), przybliżona lokalizacja do poziomu miasta, kliknięcia i przewijanie strony.

Konfiguracja z kalkulatora klimatyzacji zapisuje się w adresie strony, żeby można było ją wysłać linkiem. Ten adres nie zawiera danych kontaktowych.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie

• Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i umówienie wizyty: działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wykonanie umowy, czyli montaż, serwis i przeglądy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązki prawne, na przykład podatkowe, rachunkowe i dokumentacja F-gaz w Centralnym Rejestrze Operatorów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo strony, ochrona formularzy przed spamem i dochodzenie roszczeń: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyki odwiedzin, analiza działania strony i mierzenie skuteczności reklam: wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

4. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania, wyceny i zgłoszenia, które nie zakończyły się umową: 90 dni od ostatniego kontaktu. Zgłoszenia zapisane przez formularze usuwamy automatycznie po 90 dniach.
• Zdjęcia przesłane w formularzach: 90 dni, chyba że staną się częścią dokumentacji zlecenia.
• Dane z umów i dokumentacja serwisowa: przez czas wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku podatkowego) i przepisami F-gaz, a także do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dane w Google Analytics: 14 miesięcy, potem są usuwane automatycznie.
• Logi serwera i ochrony przed botami: krótko, tylko na potrzeby bezpieczeństwa.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania.

5. Narzędzia analityczne i reklamowe

Żeby wiedzieć, które informacje są dla klientów przydatne, a które trzeba poprawić, korzystamy z poniższych narzędzi. Te, które zapisują pliki cookies, uruchamiają się dopiero po Twojej zgodzie w banerze. Bez zgody strona działa tak samo, tylko my nie zbieramy statystyk.

• Menedżer tagów (Google Tag Manager, Google Ireland Ltd): uruchamia poniższe narzędzia Google. Ładuje się dopiero po Twojej zgodzie w banerze i tylko w zakresie, na który się zgodzisz. Twój wybór zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (cb_zgody), a nie w pliku cookie.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd): statystyki odwiedzin, czyli liczba wizyt, popularne podstrony, źródła wejść i ścieżki, którymi użytkownicy dochodzą do formularza. Google Analytics 4 nie zapisuje pełnych adresów IP. Wyłączyliśmy sygnały Google i udostępnianie danych do celów reklamowych Google.
• Tryb zgody Google (Consent Mode v2): dopóki nie wyrazisz zgody, narzędzia Google dostają informację, że zgody nie ma, i nie zapisują plików cookies analitycznych ani reklamowych.
• Google Ads (Google Ireland Ltd): jeśli prowadzimy reklamy w wyszukiwarce Google, mierzymy, ile zapytań i telefonów przyszło z reklam (konwersje). Nie tworzymy list remarketingowych i nie personalizujemy reklam na podstawie Twojej wizyty.
• Google Search Console: narzędzie Google, które pokazuje nam zbiorcze dane o tym, jak strona wyświetla się w wyszukiwarce (wyszukiwane frazy, liczba wyświetleń i kliknięć, pozycja). Nie zapisuje plików cookies na naszej stronie i nie pozwala nam zidentyfikować, kto wpisał dane hasło.
• Cloudflare Turnstile: sprawdza w tle, czy formularz wysyła człowiek, a nie automat. Zamiast zaznaczania zdjęć ocenia sygnały techniczne przeglądarki. Nie służy do reklam ani śledzenia.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko firmom, które pomagają nam prowadzić stronę i firmę, na podstawie umów powierzenia lub warunków przetwarzania danych:

• Cloudflare, Inc.: hosting strony, ochrona przed atakami i botami, zapis zgłoszeń z formularzy i wysyłka e-maili z formularzy (do nas i potwierdzenia do Ciebie).
• Google Ireland Ltd: poczta e-mail firmy (Google Workspace), Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Search Console i mapa Google Maps.
• Biuro rachunkowe, gdy dochodzi do wystawienia faktury.

System, w którym edytujemy treść strony, nie przetwarza danych z formularzy. Dane mogą otrzymać także organy państwowe, gdy wymagają tego przepisy.

Cloudflare i Google mogą przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony (EU-US Data Privacy Framework), do którego te firmy przystąpiły, oraz standardowych klauzul umownych.

7. Pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w przeglądarce. Dzielimy je na cztery grupy. Niezbędne działają zawsze, bo bez nich strona nie byłaby bezpieczna albo nie zapamiętałaby Twojego wyboru w banerze. Analityczne i marketingowe zapisują się tylko po Twojej zgodzie. Zewnętrzne zapisuje Google Maps, gdy sam włączysz mapę.

Dokładne nazwy i czasy mogą się zmieniać, gdy dostawcy aktualizują swoje narzędzia. Aktualną listę zawsze pokazuje baner zgód.

Jak zmienić lub wycofać zgodę

• Kliknij „Ustawienia cookies” na dole strony i zmień swój wybór. Wycofanie zgody nie wpływa na to, co zebraliśmy wcześniej.
• Pliki cookies możesz też usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może utrudnić wysłanie formularza.
• Statystyki Google Analytics możesz wyłączyć na wszystkich stronach dodatkiem Google: tools.google.com/dlpage/gaoptout (otwiera się w nowej karcie).

Zasady prywatności dostawców: Google (otwiera się w nowej karcie), Cloudflare (otwiera się w nowej karcie).

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także do sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego uzasadnionego interesu. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na to, co zrobiliśmy wcześniej. Na wiadomości odpowiadamy w ciągu miesiąca. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez numeru telefonu lub adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników w celach reklamowych.

9. Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, na przykład dodamy nowe narzędzie, zaktualizujemy tę stronę i datę poniżej. Przy zmianach dotyczących plików cookies baner zgód zapyta Cię ponownie.